Titulus - Organi
Indice degli argomenti
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Il seguente corso è rivolto agli utenti dell'Università degli Studi di Napoli Parthenope abilitati a monitorare le proposte di delibere e a gestire le sedute degli Organi tramite Titulus Organi.
Titulus Organi è un modulo del sistema di gestione documentale pensato per l'organizzazione e la gestione di tutte le attività inerenti alle sedute degli Organi accademici, dalla fase di formulazione delle proposte di delibera al loro inserimento nell'Ordine del Giorno (OdG) di una seduta fino alla repertoriazione delle delibere e dei verbali delle sedute.
L'obiettivo del corso è guidare gli utenti nell'utilizzo dell'applicativo e si compone di sette sezioni, ognuna delle quali dedicata all’illustrazione di una specifica funzionalità o attività in capo all'utente di Titulus Organi.
I contenuti delle risorse, erogate nel corso, si basano su:
- video-lezioni e slide standard per quanto riguarda la presentazione delle varie fasi del processo e delle funzionalità dell'applicativo;
- slide customizzate, sulle specifiche tecniche adottate dall'Università degli Studi di Napoli Parthenope, per la parte dei modelli e dell’iter approvativo delle proposte di delibere.
Grazie alla loro breve durata, le video-lezioni risultano semplici da seguire e mirate su ciascun ambito del processo, dividendo i contenuti per “pillole” o brevi interventi che ripercorrono passo passo i vari passaggi in cui l’utente è chiamato a intervenire.
La forma breve delle video-lezioni è inoltre pensata, oltre che nell'ottica di rendere più fruibili i vari contenuti, anche per agevolarne la consultazione a posteriori una volta che Titulus Organi sarà avviato in produzione.
L’utente, infatti, in caso di dubbi su uno specifico passaggio, potrà individuare in modo mirato e in tempi rapidi la video-lezione relativa allo specifico argomento di interesse senza dover riascoltare l’intero argomento.
Per l'Università degli Studi di Napoli Parthenope gli Organi che saranno configurati su Titulus Organi sono:
- Consiglio di Amministrazione;
- Senato Accademico;
- Consigli di Dipartimento;
- Giunte di Dipartimento.
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Da questa sezione inizia l'illustrazione degli argomenti di interesse degli utenti proponenti o coinvolti nell'iter di approvazione.
Il primo passo del progetto di avviamento di Titulus Organi è stato la predisposizione di specifici workflow, ovvero dei flussi approvativi disegnati sulla base degli iter di approvazione delle proposte di delibera attualmente in uso presso il vostro Ateneo e sulla base degli "attori" coinvolti nei vari iter. L'iter approvativo è sostanzialmente lo stesso per tutti e quattro gli Organi ma sono presenti delle differenze.
Nei file allegati sono riportati:
- il diagramma del flusso;
- l'illustrazione dei vari step dell'iter approvativo, gli attori coinvolti e e le azioni a loro disponibili;
- la descrizione dettagliata dell'iter.
Gli allegati si riferiscono all'iter approvativo del Consiglio di Dipartimento.
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Prima di entrare nel merito delle funzionalità di Titulus Organi, vediamo insieme l'interfaccia di Titulus Organi tramite delle slide illustrative.
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Questa sezione si compone di 4 brevi videolezioni, ognuna delle quali dedicata all'illustrazione dei passaggi che l'utente proponente deve compiere per redigere il testo della proposta di delibera, a partire dal modello adottato a livello di Ateneo per il Consiglio di Amministrazione, e successivamente per registrare la proposta di delibera a sistema dando così il via all'iter approvativo.
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Dopo aver predisposto il testo di una proposta e averla registrata su Titulus Organi, come può l'utente monitorare le proposte di delibera avviate?
In queste due video-lezioni vengono presentate le vaschette presenti nella home page di Titulus Organi:
- Proposte di competenza;
- Proposte in gestione;
- Proposte in corso.
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L'iter di approvazione di una proposta di delibera è stato avviato.
In queste due video-lezioni vediamo insieme come un utente, coinvolto nell'iter di approvazione di una proposta, viene avvisato di avere una proposta da approvare, come può accedere alla proposta e cosa può fare sul documento.
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Qualche indicazione su come effettuare la ricerca di un documento in Titulus Organi e come poter ricercare una delibera/verbale usando i repertori di Titulus.
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Terminata la fase istruttoria di una proposta di delibera, la proposta viene inserita nell'ordine del giorno di una seduta. L'Organo si riunisce e delibera sugli argomenti posti all'ordine del giorno.
In questa fase in cui la proposta è inserita all'ordine del giorno (pre-seduta) e nella fase che segue la seduta dell'Organo (post-seduta), cosa può visualizzare l'utente?
Vediamolo insieme in questa videolezione.
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Da questa sezione inizia l'illustrazione degli argomenti di esclusivo interesse degli amministratori di Titulus Organi.
La proposta fuori sacco è una particolare tipologia di proposta, al cui inserimento è abilitato solo il personale dell'Ufficio Organi.
In questa video-lezione riassumiamo brevemente le caratteristiche della proposta fuori sacco e le modalità per registrarla a sistema.
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La prima operazione che spetta all'Ufficio Organi è la definizione del calendario delle sedute, le sedute possono essere inserite di volta in volta o tutte insieme a inizio anno.
Nel video che segue viene mostrato come compilare la maschera di registrazione di una nuova seduta.
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Nella fase di pre-seduta l'Ufficio Organi ha il compito di monitorare l'iter delle proposte in corso, valutare le proposte che cominciano ad arrivare per inserirle in seduta, ordinare e organizzare l'ordine del giorno.
In questa sezione verranno illustrati gli interventi che l'Ufficio Organi può operare sulle proposte inserite in OdG e le funzionalità messe a disposizione dal sistema, ovvero:
- produzione della lettera di convocazione;
- condivisione del materiale presente in seduta con i consiglieri e i senatori (Brogliaccio, Esporta seduta).
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Le video-lezioni contenute in questa sezione sono dedicate all'illustrazione delle operazioni che l'Ufficio Organi dovrà compiere per la lavorazione delle sedute. In particolare:
- la registrazione dei risultati della seduta;
- la registrazione delle presenze/assenze;
- la generazione delle delibere;
Le video-lezioni contenute in questa sezione sono dedicate all'illustrazione delle operazioni che l'Ufficio Organi dovrà compiere per la lavorazione delle sedute. In particolare:
- la registrazione dei risultati della seduta
- la registrazione delle presenze/assenze
- la generazione delle delibere
e per finire la produzione del verbale che chiude la lavorazione della seduta.
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In questa sezione conclusiva sono raccolte alcune slide relative alle configurazioni necessarie per un corretto funzionamento dell'applicativo.
Tali configurazioni verranno effettuate prima dell'avvio in produzione del sistema, ma le indicazioni contenute nelle slide potranno essere utili agli amministratori del sistema soprattutto per l'aggiornamento e la manutenzione del programma nel tempo.
In questa sezione conclusiva sono raccolte alcune slide relative alle configurazioni necessarie per un corretto funzionamento dell'applicativo.
Tali configurazioni verranno effettuate prima dell'avvio in produzione del sistema, ma le indicazioni contenute nelle slide potranno essere utili agli amministratori del sistema soprattutto per l'aggiornamento e la manutenzione del programma nel tempo.